[FSUG PD] sede per LinuxDay a Padova

[Franco Vecchiato]

Il giorno sab, 06/09/2008 alle 11.20 +0200, Emanuele Zamprogno ha
scritto:
> luca menini ha scritto:
> ...

Riguardo l'organizzazione dell'evento il brugio aveva elencato, non
molto tempo fa, la lista dei compiti che il coordinatore deve eseguire /
far eseguire ai collaboratori; lo riporto qui:

 - ipotizzare un luogo e un programma, da definire quanto prima
   possibile in modo da poter creare il volantino e il resto del
   materiale promozionale (su cui il programma va scritto); ipotizzare
   i tempi di tutti i momenti dell'evento (conferenze, eventuali box,
   etc.), i tempi dei sopralluoghi (uno o due) sul sito dove si terra`
   l'evento e i tempi della propaganda (quando partire con il
   volantinaggio, quando fare la conferenza stampa, etc.);

 - subito, mentre si fa il programma, inviare la richiesta all'Ente,
   Istituto scolastico o quel che e` per l'utilizzo dello spazio e le
   richieste agli Enti ai quali si intende chiedere il patrocinio,
   richieste nelle quali si puo' anche inserire una richiesta
   specifica di contributo per le spese che si sosterranno;

 - mentre si fanno le due cose sopra un terzo team (o persona) fa il
   sito web, o meglio, la pagina web dedicata all'evento, sul nostro
   sito, inserendo il programma provvisorio mano a mano che viene
   definito;

 - sempre in contemporanea, un altro gruppo dovrebbe dedicarsi alla
   ricerca di sponsor specifici, che appena danno l'OK vanno inseriti
   nel sito, assieme ai patrocinatori (di solito si mettono i
   patrocini in testa e gli sponsor al piede della pagina);

 - sempre in contemporanea con tutto quanto sopra, cioe` fin da
   subito, bisogna anche concepire e preparare la promozione: cioe` il
   volantino, un'eventuale locandina, uno striscione per l'entrata e/o
   per il palco e possibilmente anche i tesserini di riconoscimento
   (questi possono essere fatti anche la notte prima :þ
   Attenzione che la propaganda cartacea deve essere pronta stampata
   (soprattutto volantini e locandine) per essere volantinata almeno
   15 giorni prima dell'evento!

 - sempre in contemporanea con quanto sopra, ovviamente, un'altra
   persona, o due, dovrebbe tenere i contatti con TUTTI i relatori,
   avere cura di definire i tempi e incastrare al meglio tutti,
   richiedendo sempre conferme a tutti gli interessati e inviando a
   sua volta i promemoria non appena il programma viene blindato;

 - idem come sopra per i box/laboratori/sessioni, se si riesce a
   prepararli;

 - un gruppo tecnico deve assicurare la disponibilita` della
   connettivita` almeno un giorno prima dell'evento;

 - qualcuno, tipicamente il tesoriere, tiene i conti del bilancio
   dell'evento, segnando in entrata tutti i finanziamenti degli
   sponsor e annotando tutte le spese che vengono fatte specificamente
   per l'evento;

 - assieme a tutto quanto sopra in genere fa comodo avere fin
   dall'inizio un coordinatore generale dell'evento, che faccia da
   supervisore assicurandosi che i tempi previsti vengano rispettati e
   che verifichi che le informazioni corrette arrivino sempre per
   tempo a tutti gli interessati.

Si tenga presente che:

 * nei nostri repository CVS e SVN sono salvati quasi tutti i
   documenti creati nelle edizioni precedenti (richieste agli Enti,
   volantini, locandine e striscioni) percio` per la grandissima parte
   del materiale da preparare descritto sopra, e` quasi tutto gia`
   pronto in SVN;

 * abbiamo gia` due router wifi, alcune macchine (nostre o del Museo)
   e molto altro materiale a disposizione ma se sono necessarie altre
   spese specifiche basta scrivere al Consiglio Direttivo che
   valutera`; l'anno scorso alcune aziende ci hanno pure prestato
   diversi aggeggi simpatici per i box...


abbiamo diverse offerte di collaborazione, ma nessuno finora si e'
offerto come coordinatore generale

Franco